Enterprice Resource Planning

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.SejarahERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.Karakter SistemERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.Modul ERPSecara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya ManusiaKeuntungan penggunaan ERPIntegrasi data keuanganUntuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baikStandarisasi Proses OperasiMenstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produkStandarisasi Data dan InformasiMenstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-bedaKeuntungan yg bisa diukurPenurunan inventoriPenurunan tenaga kerja secara totalPeningkatan service levelPeningkatan kontrol keuanganPenurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasiMemilih ERPLatar BelakangInvestasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi burukERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lainPerencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepatBahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang adaTidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektifTidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahalSuksesor PenerapanSyarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan PengalamanPengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancarPengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahanPengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikanPengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukupPemilihan MetodologiMetodologi yang berkaitan dengn ERPAda struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERPProses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simpleProses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP(BK. Khaitan, weblink)Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.Analisa Strategi UsahaBagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?Analisa Sumberdaya ManusiaBagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP?Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?Bagaimana komitmen dari tim implementasi?Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?Analisa InfrastrukturBagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)Seberapa besar budget untuk infrastruktur?Apa infrastruktur yang harus disiapkan?Analisa Perangkat LunakApakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hariSeberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersediaApakah perabgkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaanPenerapan ERPBerikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukunganERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaanPelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannyaGagalnya ERPWaktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaranPre-implementation tidak dilakukan dengan baikStrategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannyaOrang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baruTanda-tanda kegagalan ERPKegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:Kurangnya komitmen top managementKurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawanKesalahan penghitungan waktu implementasiTidak cocoknya software dgn business processKurangnya training dan pembelajaranCacatnya project design & managementKurangnya komunikasiSaran penghematan yang menyesatkan